Imagínate que lleváis tiempo trabajando en un proyecto, que no ha salido tan bien como os hubiera gustado, de echo, habéis sufrido bastantes problemas con los que no contábais, pero con vuestra experiencia y porque sabéis gestionar imprevistos, se han solucionado. Al final tú sabes que todo sale adelante. Habéis acabado de realizar todo el trabajo, el equipo ha finalizado todas las tareas, estáis contentos. Se vuelve a la normalidad, a trabajar en el ambiente que os gusta. Se cierra el proyecto en la reunión con el cliente de la próxima semana. ¡Menudo equipazo tienes!
Te ves, entregando el producto, pegando carpetazo al proyecto y a cobrarlo, que ya tenéis otro nuevo proyecto en puertas que no puede esperar.
Sin embargo, no todo es tan bonito, en esta ocasión el final feliz se va a hacer de rogar. El cliente no acepta el producto, te pide cosas de las que no habíais hablado, cambios que no estaban incluidos en el proyecto y se resiste a terminar y por tanto a pagar.
¿Te has visto en esta situación alguna vez?
Si es así, sigue leyendo para saber como cerrar un proyecto y que paguen los clientes.
Un buen inicio, ayuda a tener un buen final.
Es en el inicio del proyecto, donde tienes que entender muy claramente cuales son las expectativas de los interesados, del cliente. ¿Qué es lo que ha motivado que el proyecto se ponga en marcha? ¿Qué es lo que justifica el proyecto? Cuánto más información tengas sobre necesidades, problemas que pretenden solucionar, proyectos anteriores, quienes son los interesados claves… mucho mejor. Estás adelantado trabajo, invirtiendo en preparar mejor el camino por el que vas caminar.
Los requerimientos son tus mejores compañeros de viaje.
Hay diferentes tipos de requerimientos (técnicos, funcionales, de negocio…) que si son aprobados e incluidos en el proyecto, hay que respetar y cuidar. Aquellos requerimientos que solicita el cliente, tienen que convertirse en tus mejores compañeros de viaje. Si los cumples y te aseguras de que se están atendiendo desde la planifiación y durante la ejecución y el seguimiento del proyecto, te aseguramos que irá bien y que además tendrás un final feliz.
Entregables del proyecto para consolidar los pasos del proyecto.
Si los requerimientos son tan importantes, como comentábamos en el punto anterior. ¿Como te puedes asegurar de que se cumplen? Con los paquetes de trabajo, los entregables que vas a incluir en la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo). Si todavía no sabes sacarle el máximo partido a la EDT, si no sabes como utilizarla o ni si quiera sabes qué es esta herramienta tan necesaria en los proyectos, echa un vistazo al curso: Claves para Dirigir Proyectos con éxito.
Criterios de aprobación para ir cerrando etapas.
No hay nada que funcione mejor en los proyectos y sea más sencillo, que el haber establecido criterios de aprobación que hay que comprobar que se cumplen a la hora del cierre del proyecto. Imaginate una especie de Checklist (en muchos sectores como el industrial, se utiliza muchímo) de tal forma, que si se cumplen todos los puntos se habrá finalizado el proyecto y se aprobará, con lo cual no hay dudas del cierre.
A tus clientes, esto les dará confianza ya que se establecen en el inicio y los marcan ellos, por supuesto tú te aseguras que son viables. Los criterios de aprobación facilitan la comunicación del proyecto y que todos estemos seguros y contentos cuando se cumplan.
Siempre que puedas establece criterios de aprobación al inicio para realizar un buen cierre del proyecto.a de las claves más importantes y más complicadas.